Neuvottelu videoneuvottelujen käytöstä tilintarkastustuomioistuimessa
Jul 26, 2018
Neuvottelu videoneuvottelujen käytöstä tilintarkastustuomioistuimessa
Huomioi ennen videokonferenssin aikataulua:
1. Edellytetään puheenjohtajan tai erikoisammattilaisen lupa.
2. Tuomioistuin käyttää yritystason videokonferensseja, kuten Polycomia, Ciscoa ja Tenveoa. Tuomioistuin ei tue kuluttajatason videoneuvotteluja, kuten Skype tai FaceTime.
3. Tuomioistuin aloittaa yleensä menettelyn kello 9.00-10.00. Teknisen henkilöstön on pidettävä etäyhteydenottopaikassa tällä hetkellä.
4. Tuomioistuin vaatii vähintään yhden kuukauden ennakkoilmoituksen videokokouksen järjestämisestä aikataulutus- ja testaustarkoituksiin.
Ottakaa huomioon seuraavat seikat, kun videoneuvottelu on hyväksytty puheenjohtajan tai erikoisosaston toimesta:
1. Tuomioistuin lähettää pyynnön esittäneelle osapuolelle lomakkeen, jolla saadaan järjestelmän testiä varten tarvittavat tiedot.
2. Tämä lomake vaatii muun muassa teknisiä tietoja, kuten yhteyden nopeuden ja videoneuvottelujärjestelmän tyypin, joka on saatavilla etäkonferenssisivustossa. Teknisen tiedon on täytettävä teknisen henkilökunnan etäyhteyden kautta.
3. Testi on suoritettava huoneessa ja järjestelmässä, jota käytetään suunniteltuun menettelyyn. On suositeltavaa, että joku pyynnön esittäneestä osapuolesta on läsnä testissä. Vaihtoehtoisesti pyynnön esittänyt osapuoli voi tarkastaa huoneen ennen testiä selvittääkseen, missä ihmiset istuvat varmistaakseen laitteiden ja mikrofonien asianmukaisen sijoittamisen.
Saumattoman kokemuksen varmistamiseksi tapahtuman päivänä on tärkeää, että huoneessa ei ole sotkua ja melua.
Huomioi videokonferenssin päivinä seuraavat tiedot:
1. Tuomioistuin yhdistää videokonferenssin vähintään 15 minuuttia ennen aikataulun alkua, jotta aikaa voidaan käsitellä odottamattomien yhteysongelmien varalta.
2. Tuomioistuin testaa myös kaikki mikrofonit ja kamerakulmat. On tärkeää, että etäkonferenssipaikan tekninen henkilökunta on läsnä tällä hetkellä.
Vaikka menettely on käynnissä, teknisen henkilöstön on pidettävä etäyhteydenottopisteessä edelleen puhelimitse, jos ongelma ilmenee.
3. Jos menettely kestää moninkertaiset päivät, tuomioistuin yhdistää vähintään 15 minuuttia varhain joka päivä.
Vihjeitä ylläpitää Tenveo-videoneuvottelu, ota yhteyttä saadaksesi lisätietoa videoneuvotteluiden rakentamisesta.
