Vinkkejä yrityksesi kokouksiin

Vinkkejä yrityksesi kokouksiin

1.Valitse mukava käyttöönotto

Aloita jokaisen kokouksen esittämällä kaikki osallistujat ja esittäjät. Kun työntekijät voivat nimetä yhdessä nimen ja kasvon, he tuntevat olevansa mukana tekemästään työstä ja tuntevat olevansa osa tiimiä. Toisin kuin säännöllinen puhelinneuvottelu, kun kuulet vain henkilöä, kun pidät videokokouksen, pystyt itse näkemään muiden osanottajien kasvot. Yksi näistä näkemisen eduista on se, että se auttaa vähentämään ihmisten tapausten lukumäärää vahingossa puhuttaessa toistensa kesken tai olemaan kykenemättömiä tunnistamaan kuka tahansa puhuu missään vaiheessa. Tämän seurauksena kokoukset voivat mennä sujuvammin ja pitää osallistujia osallistumaan aktiivisesti ja osallistumaan aktiivisesti tapaamiseen Tenveo-videoneuvotteluilla.

2.Kirjoita osallistujia

Osallistu osallistujille näyttösovittimen avulla. Kun pidät virtuaalisen kokouksen, osanottajat voivat helposti poiketa kokouksesta ja häiritä muita asioita omassa ympäristössä. Tämä johtuu usein siitä, että osallistujat eivät ole ottaneet yhteyttä kokouksen aikana. Zoomauspäivien avulla voit helposti jakaa näkymiä yhdestä kokouksen osanottajasta toiseen, jotta he voivat näyttää visuaalisia viitteitä kaikkien käyttöön ja säilyttää painopiste koko kokouksen ajan. Näytön jakamisen avulla voit jakaa PowerPoint-esityksiä, videoita, asiakirjoja ja mitä tahansa muuta, jonka voit avata näytöllä muiden osallistujien kanssa. Yksi ainutlaatuinen ominaisuus, jota Tenveo tarjoaa, on taulun käyttö tietojen jakamiseen osallistujien kesken. Tämä ominaisuus mahdollistaa myös tiimin jäsenet tekemään huomautuksia, jotka tekevät siitä ihanteellisen aivoriihi. Kun kokoussi tallennetaan, nämä merkinnät tallennetaan ja niitä on myös helposti saatavilla, jolloin huomautukset otetaan huomioon ja dokumentit kokousta tuulta.

3.Ease presentation

Anna useita osallistujia esittämään helposti tietoja koko kokouksen ajan. Kun osallistujat eivät pysty olemaan helposti vuorovaikutuksessa keskenään, he voivat olla lannistuneita ja menettävät kiinnostuksensa osallistumiseen kokoukseen. Useat virtuaaliset kokousympäristöt vaikeuttavat siirtymistä yhdestä esittelijästä toiseen. Tämä ei ainoastaan estä esittelijöitä, mutta se myös vaikeuttaa osallistujien huomiota koko kokouksen ajan. Valitsemalla yhtenäisen tietoliikennealustan, jonka avulla esiintyjät voivat jakaa tietoja helposti riippumatta siitä, missä paikassa he esittävät, tämä ongelma on poistettu, Tenveo-videoneuvottelu voi tehdä sen tapahtuneen. Zoom-videoneuvotteluohjelmiston helppokäyttöisyys tekee siirtymisestä kaiuttimesta seuraavaan melkein saumattomasti.

4. Aikavyöhykkeiden ulkopuolella

Tee osallistujille helppo osallistua kokoukseen mistä tahansa paikasta, missä he ovat. Työntekijöitä, jotka työskentelevät syrjäisillä paikoilla ja joilla on toimipaikkoja useissa kaupungeissa, on tärkeää, että he voivat liittyä kokoukseen helposti useista eri paikoista, on tärkeää, että osallistujat eivät voi osallistua kokoukseen vaan myös osallistua muiden osallistujien kanssa. Useat alustat ovat käytettävissä vain tietyissä laitteissa. Tenveon kokousalustaa voidaan käyttää samanaikaisesti Window- tai Mac-tietokoneessa sekä Android- tai Apple-pohjaisella mobiililaitteella ilman, että tarvitsee huolehtia eri laitteiden välisistä vuorovaikutuksesta. Tämän seurauksena osallistujat voivat osallistua napin painallukseen mistä tahansa paikasta, missä he ovat, useammasta eri laitteesta kuin muilla palveluilla.

5.Let osallistujat osallistuvat keskusteluun

Varmista, että osallistujille annetaan mahdollisuus antaa palautetta, esittää kysymyksiä ja osallistua keskusteluun. Videoneuvottelu helpottaa osallistujien näkemistä ja visuaalisia vihjeitä toisistaan, joten keskustelu tuntuu luonnollisemmalta kuin perinteinen konferenssipuhelu. Jotkut videotapaamistyökalujen avulla osallistujat voivat käyttää näytön jakamista, mutta ne voivat olla rajoitettuja muilla tarjoamillaan työkaluilla. Näytön jakamisen lisäksi Tenveo-kokouksissa osallistujat voivat käydä keskusteluja toistensa kanssa, tehdä huomautuksia käyttämällä valkotaulun ominaisuutta, jakaa tiedostoja, lähettää kysymyksiä esittäjälle ja jopa tallentaa kokouksen myöhempää käyttöä varten. Tämän seurauksena osallistujat voivat osallistua kokoukseen useilla online-yhteistyötyökaluilla, joihin heillä ei olisi pääsyä muiden alustojen käytössä.

Käyttämällä näitä viittä vinkkejä rohkaisemaan tapaamisesi osallistujia osallistumaan seuraavaan kokoukseen auttaa varmistamaan, että kokouksesi on menestys. Kun osallistujat osallistuvat, he tuntevat, että heidän äänensä on tärkeä päätöksentekoprosessissa ja ottaa henkilökohtaisen panoksen työhön. He tuntevat olevansa arvokkaita ja todennäköisemmin asettavat parhaan jalkaansa eteenpäin. Kun yhä useammat ihmiset osallistuvat kokousprosessiin, he voivat tuoda uusia ideoita ja tarjota erilaisia näkökulmia, joita ei ehkä ole harkittu aiemmin. Kun tiimi työskentelee yhdessä, ongelmat voidaan ratkaista paremmin, ja jotkin asiat voidaan käsitellä ennen kuin ne syntyvät.