Tps hyviä etäisyystapaamisia varten
Apr 23, 2019
Vinkkejä hyviin etäistuntoihin
Etäyhteydet säästävät aikaa ja tuottavat nopeampia tuloksia
Jotkin etäisyystapaamisten edut ovat:
• Vähennä tai poista matkakustannukset
• Lisätä yrityksen tehokkuutta - matka-aika muuttuu työajaksi
• Vähennä työntekijöiden stressitasoja - työ- ja yksityiselämän tasapainoa
• Yksinkertainen ja spontaani
• Ympäristöystävällinen
Vinkkejä hyviin puhelinkokouksiin
Valmistelu (jos kokouksen puheenjohtajana)
Tarkoitus. Pidä kokouksessa selkeä tavoite ja mitä odotat osallistujilta. Onko se tapaaminen, keskustelu tai päätös?
• Oikeat ihmiset. Kutsu oikeat ihmiset, ihmiset, jotka molemmat lisäävät jotain kokoukseen ja saavat siitä jotain.
• Tarvittavat lukemat. Lähetä osallistujille tarvittavat lukemat ja jokaiselle osallistujalle henkilökohtainen kommentti siitä, mitä niistä odotetaan. Oletetaanko tuovan tiettyjä tietoja kokoukseen tai selittämään jotain erityisesti.
• Selkeä asialista. Lähetä esityslista ja osallistujien luettelo hyvissä ajoin ennen kokousta.
• Ilmoita. Selitä, miten osallistua kokoukseen (puhelinnumero ja mikä tahansa PIN-koodi) tai soitetaanko osallistuja.
• Testi. Ennen kuin aloitat ensimmäisen kokouksenne, tee muutamia testipuheluita ja kokeile erilaisia toimintoja. Saattaa olla, että puhelinkeskuksessasi tarvitaan erityisiä komentoja useiden osapuolten soittoon - tarkista puhelinoperaattoriltasi.
• Dokumentointi. Miten kokous pidetään dokumentoituna? On hyvä idea käyttää tallennusominaisuutta.
• Pidä se yksinkertaisena. Jos kokous on toistuva, lisää osallistujia ryhmään konferenssioppaaseen tai lisää yksittäisiä yhteystietoja puhelinmuistioon.
• Aloita ja päättyy ajoissa. Aloita kokous aina määräaikana, vaikka osallistujia puuttuu.
(Suunnittele lyhyt tauko, jos kokousta on jatkettava).
• Seuraa ja seuraa sitä. Yhteenveto, seuraa ja lähetä kokousilmoitukset suoraan kokouksen jälkeen. [Määritä määräajat ja anna kaikille tietää, kuka vastaa.
Kokouksen aikana (jos kokouksen puheenjohtajana)
Esittelyt. Tervetuloa ja esittele kaikki. Tämä saa kokouksen hyvään alkuun ja takaa kattavan ilmapiirin myös niille ihmisille, jotka ovat ulkopuolella. Jos kokous ei ole kovin suuri (enintään 10 osallistujaa), pyydä osallistujia esittämään itsensä lyhyesti saadakseen korvan heidän äänensä. Yritä aina luoda ilmapiiri, joka antaa ihmisille tunteen istua yhdessä, myös muissa paikoissa.
• Minuutit. Ota muistiinpanoja tai nimeä sihteeri, joka voi ottaa minuutteja ja käyttää tallennusta, jos sellainen tehdään.
• Esityslista. Kokouksen johtava henkilö kertoo, mitä kokouksessa on ja kuinka kauan se kestää, ja esittää lyhyen yhteenvedon esityslistasta.
• Keskeytykset. Aloita kokous selittämällä kokouksen perussäännöt ja mikä voi olla häiritsevää.
Et saa lukea sähköpostiviestejä, selata älypuhelimessasi, työskennellä muiden tehtävien kanssa jne.
• Tauko. Jos kokous kestää yli 45 minuuttia, ota tauko, jotta ihmiset voivat venyttää jalat 10-15 minuuttia ennen kuin jatkat.
• Päästä sopimukseen. Ennen kuin siirryt uuteen kohteeseen, tarkista eri osallistujien kanssa, että joku haluaa sanoa mitään. Tämä saa kaikki tuntemaan olonsa mukana.
• Dynaaminen. Hallitse ja ota huomioon ryhmän dynaamisuus. Varmista, että jokainen saa sanan keskustelun kohteena olevasta asiasta, käsittele konflikteja.
• Selitä. Jos jotain tapahtuu huoneessa (joka voisi ehkä nauraa), selitä, mitä tapahtuu puhelimitse osallistuville, jotta jokainen tuntuu kuuluvan mukaan.
• Aika kysymyksiin. Aseta aika käsitellä kysymyksiä.
• Uusi kokous. Jos on asioita, joita on seurattava, sopia seuraavaan kokoukseen.
Kokouksen jälkeen (jos kokouksen puheenjohtajana)
Seuraa ja seuraa sitä. Yhteenveto, seuraa ja lähetä kokousilmoitukset suoraan kokouksen jälkeen. Määritä määräajat ja anna kaikille tietää, kuka vastaa.
Jokaiselle kokoukseen osallistuvalle henkilölle (etäpaikalla)
• Rauha ja hiljaisuus. Yritä löytää mahdollisimman hiljainen paikka istua.
• Pysäytä. Jos olet mukana autossasi, pysäköi se turvallisesti esim. Parkkipaikkaan ennen kokoukseen liittymistä.
• Sammuta mikrofoni. Jos istut jonnekin, jossa on paljon taustamelua, esimerkiksi lentokentällä tai autossa tai kahvilassa, sammuta mikrofoni (mykistys), kun et puhu.
• Ole valmis runsaasti aikaa. Varmista, että kokouksessa on hyvissä ajoin mahdollisuus keskustella muiden osallistujien kanssa ennen kokouksen alkua (samoin kuin konferenssihuoneessa olevat ihmiset yhdessä).
• Esittele itsesi. Jos sinulla on jotain sanottavaa, varmista, että ihmiset tunnistavat äänesi ottamalla käyttöön ensin.
• Pidä ihmiset ajan tasalla. Jos yhteys katkeaa (huono vastaanotto jne.), Soita takaisin välittömästi ja anna muiden osallistujien tiedossa, että olet ollut poissa jonkin aikaa.
• Tarkennus. Keskity kokoukseen. Älä lue sähköpostiviestejä tai tee muita asioita kokouksen aikana.
