Mikä on videoneuvottelut?

Haluat suunnitella tapaamisen ryhmäsi kanssa keskustellaksesi käynnissä olevasta tai tulevasta projektista. Ainoa ongelma on, että ryhmäsi ihmiset työskentelevät etäyhteydessä. Niiden saaminen kaikille tulla toimistoon samanaikaisesti on haastavaa.

Onneksi tekniikka helpottaa ihmisten kokoamista kokoukseen tai konferenssiin. Videoneuvotteluiden ansiosta ryhmäsi voi puhua kasvokkain ilman, että sinun täytyy olla samassa huoneessa tai edes samassa valtiossa tai maassa.

Lisätietoja videoneuvottelujen eduista ja tärkeimmistä syistä, miksi yritys käyttää sitä.

Mikä on videoneuvottelut?

Videoneuvottelut ovat monella tapaa samanlaisia kuin muun tyyppiset neuvottelupuhelut. Sen avulla kaksi tai useampi ihminen voi kommunikoida keskenään reaaliajassa olematta samassa paikassa. Toisin kuin puhelinneuvottelu, videoneuvottelun avulla osallistujat voivat nähdä toisensa puhelun aikana. Sen lisäksi, että osallistujat antavat nähdä toisensa kokouksen aikana, videoneuvottelut tarjoavat usein myös mahdollisuuden jakaa puhelun aikana tietoja, kuten asiakirjoja tai esityksiä.

Vaikka videoneuvottelut ovat samanlaisia kuin videopuhelut, niihin osallistuu yleensä enemmän kuin kaksi osallistujaa. Videoneuvottelu voi tapahtua kaikkien projektiryhmän jäsenten kesken, tiimisi ja asiakastiimin välillä tai tiimisi ja yrityksen osakkeenomistajien välillä. Joissain tapauksissa videoneuvotteluun hypätävien osallistujien lukumäärä on rajaton.

Mitä tekniikoita käytetään videoneuvotteluissa?

Videoneuvottelut luottavat useisiin erilaisiin laitteisiin ja tekniikoihin. Videoneuvottelujärjestelmän on lähetettävä tietoja osallistujille, ja sen on luotava tunne, että osallistujat ovat kaikki samassa huoneessa eikä eri paikoissa. Vaikka tarkka tekniikka ja videokonferenssiin tarvittavat erityisvälineet voivat vaihdella hieman organisaation tarpeiden mukaan, yleisesti ottaen seuraavat ovat kaikki videokonferenssin toimivuuden kannalta välttämättömiä.

1. Ohjelmaohjelma

Ohjelmisto on yleensä kaikkien videokonferenssien ytimessä. On olemassa monia erilaisia ohjelmia, ja jokaisella on hyvät ja huonot puolensa. Yhdelle yritykselle sopiva ohjelma ei välttämättä sovi toiselle yritykselle. Esimerkiksi jotkut ohjelmat sallivat ihmisten liittyä videoneuvotteluun kannettavan tai muun tietokoneen avulla tai valitsemalla puhelimesta. Monet ohjelmat rajoittavat osallistujien tai kokoukseen osallistuvien lukumäärää, vaikka joillakin ohjelmistoilla on avokätisempi korvaus kuin toisilla.

Joissain tapauksissa videoneuvottelua ohjaava ohjelmisto on integroitu laitteistoon. Toisissa ohjelmisto on itsenäinen sovellus, joka toimii useiden laitteiden kanssa.

2. Internet-yhteys

Äänen ja videon on kuljetettava yhden laitteen laitteesta toisen henkilön laitteelle, jotta videokonferenssi voi toimia. Yksi tapa datan matkustamiseen on nopea Internet-yhteys. Nopeiden Internet-yhteyksien levinneisyys yritysten keskuudessa on tehnyt videoneuvotteluista todellisuuden monille yrityksille. Mitä nopeampi yrityksen Internet-yhteys, sitä enemmän se voi tehdä videon kanssa ja sitä parempi on videon laatu.

3. Videotulo / -lähtö

Videokonferenssiin osallistuvat ihmiset tarvitsevat tavan nähdä mitä tapahtuu ja tapa osallistua keskusteluun visuaalisesti. Videotulolaite on yleensä kamera, kuten kannettavan tietokoneeseen kiinnitetty web-kamera tai erillinen videokamera. Joissain tapauksissa videotulo voi olla tietokoneen tai digitaalisen taulun näyttö.

Videolähtölaitteisiin kuuluvat laitteet, jotka näyttävät videoneuvottelun kuvat. Laitteet voivat koostua kannettavan tietokoneen näytöstä tai työpöytänäytöstä, videoprojektorista ja näytöstä, televisiosta, LCD-näytöstä tai videoseinästä.

4. Äänitulo / -lähtö

Kuten video, myös äänen on kuljettava sisään ja ulos osana konferenssia. Äänitulolaitteet ovat usein mikrofoni tai sarja mikrofoneja. Konferenssin asennuksesta riippuen mikrofoni saattaa olla sisäänrakennettu kannettavaan tietokoneeseen tai se voi olla erillinen laite. Joissakin kokoushuoneissa mikrofonit sijoitetaan koko avaruuteen tai keskitetysti, esimerkiksi pöydälle.

Äänentoistolaitteisiin voi kuulua kaiuttimia, kuten kannettavan tietokoneeseen tai työpöydälle sisäänrakennetut, kuulokkeet tai täysin integroidun äänentoistojärjestelmän, jossa on vahvistin ja kaiuttimet koko huoneessa.

5. Akustinen kaiunpoistolaite

Huonosti suunnitellun videokonferenssijärjestelmän mahdollinen haittapuoli on viivästynyt kaiu, joka voi tapahtua, kun puhuva henkilö kuullaan etäpääjärjestelmässä ja puhe poimitaan ja lähetetään takaisin lähtöjärjestelmään. Tästä syystä kaiunpoistotekniikka on usein osa videoneuvotteluohjelmaa. Tekniikka vähentää äänen viivettä, joten tuntuu ja kuulostaa luonnolliselta.