5 Vinkkejä parempaan videokonferenssiin Tenveo

Kun organisaatiot etsivät tapoja vähentää matkakustannuksia ja aikatauluja, videoneuvotteluista on tullut tärkeä tapa edistää viestintää ja yhteistyötä. Seuraavat vinkit voivat auttaa organisaatiota hyödyntämään videoneuvottelulaitteitaan parhaalla mahdollisella tavalla.

1. VALMISTA HUONE.

Kokoushuoneessa ei tulisi olla ikkunoita - joko ulkopuolelle tai muihin sisätiloihin. Jos tämä on väistämätöntä, älä osoita kameraa mihin tahansa ikkunaan. Kameraystävällisiä kangasikkunoita olisi käytettävä valaistusongelmien ja taustahäiriöiden minimoimiseksi sekä akustiikan parantamiseksi.

Hajavalo on sopivampi kuin suora valaistus, koska suora valaistus näyttää epäjohdonmukaisen näytön kuvan. Huoneen tulee olla maalattu neutraaleilla sävyillä ja vapaana kiireisistä taidetta kameran näköalalla. Esimerkiksi sinisellä tai harmaalla palettilla maalatut seinät tarjoavat miellyttävän kontrastin osallistujista.

2. Löydä paras kameran sijainti ja näytön korkeus.

Tyypillisessä yhden näytön kokoushuoneessa kamera tulisi asettaa näytön yläpuolelle, lähellä keskustaa. Kaksinäyttöisessä järjestelmässä kamera on parasta sijoittaa näyttöjen väliin, lähellä keskeltä, silmäkontaktin helpottamiseksi. Näyttö tulisi asentaa siten, että kuvan alaosa on juuri neuvottelupöydän korkeuden yläpuolella, jolloin kauimpana olevat osallistujat näyttävät enemmän kuin ne olisivat samassa huoneessa.

3. KÄYTÄ MIKROFoneja tehokkaasti.

Kattomikrofonit ovat ihanteellisia suurelle kokoushuoneelle. Pöytämikrofonit puolestaan voivat poimia vieraita meluja, kuten paperin sekoittamista tai sormenvälittämistä, ja niitä voidaan parhaiten välttää. Hyvä nyrkkisääntö on käyttää yhtä mikrofonia jokaiselle kahdelle osallistujalle. Jos vain yhden mikrofonin käyttö on väistämätöntä, se tulisi asettaa pöydän keskelle, jotta kaikkien ääni kaappataan tasaisesti.

Monissa kokoushuoneissa on pitkät, kapeat pöydät, jotka eivät sovellu hyvin videoneuvotteluihin. Soikean pöydän käyttäminen auttaa osallistujia kohtaamaan näytöt ilman, että he tarvitsevat nojaa. Lisäksi korkeilla selkänojalla olevilla tuolilla on taipumus estää muita osallistujia; ne, joiden selkä ovat alhaisemmat, on parempi valinta.

Jos kokoukseen osallistuu vain muutama ihminen, heidän tulisi kokoontua lähelle toisiaan kameran zoomaamalla, jotta kaikki olisivat mahdollisimman suuret näytöllä.

5. Optimoi tietoyhteistyö.

Tietojen jakaminen yhden näytön järjestelmässä tapahtuu parhaiten pöydällä olevien näyttöjen kautta. Jotkut koodekit sallivat tietojen jakamisen samalla näytöllä kuin video, mutta se ei ole ihanteellista, koska videoneuvottelujen tarkoituksena on nähdä muut osallistujat. Toissijainen näyttö voidaan asentaa ensiön yläpuolelle, kamera erottaen ne. Kun tämän asetuksen avulla osallistujat skannaavat videokonferenssista dataan ja takaisin, heidän katseensa ylittää kameran sieppauksen tason.

Kaksinäyttöisessä järjestelmässä videon tulisi olla näkyvissä yhdellä näytöllä, kun taas tietoja jaetaan toisella.

Asiakirjakamerat ja interaktiiviset taulut tulisi sijoittaa kameran näkökenttään. Tällä tavoin, jos osallistuja on esimerkiksi taulun vieressä, hän voi antaa esityksen ja pysyä paikalla.