Kuinka Vältä Videoneuvottelu Painajaisia

Tenveo conference camera.png

Videoneuvottelut ovat tehokas ja edullinen tapa pitää yhteyttä työntekijöihin ja asiakkaisiin, mutta joitain epäkohtia on vältettävä.

Riippumatta siitä, miltä teollisuus olet, olet todennäköisesti kokenut ainakin muutaman videoneuvottelupuhelun. Vaikka nämä puhelut vaativat hieman enemmän laitteita kuin audiokonferensseja, ne täyttävät kasvotusten tarpeet, joita ei voida täysin täyttää ilman henkilökohtaisia kokoontumisia. Itse asiassa videoneuvottelujen suosio on räjähtänyt viime vuosina, ja se johtuu useista syistä.

Ensinnäkin videoneuvottelut säästävät aikaa ja rahaa. PGin tutkimuksen mukaan videoneuvotteluja säännöllisesti käyttävät yritykset saavat 30%: n pudotuksen kokonaiskustannuksiin, joihin kuuluvat hotelli, lentoliput, polttoaine, taksi, autonvuokraus ja ruoka-apurahat. Lisäksi videoneuvottelut voivat johtaa suurempaan tehokkuuteen ja tuottavuuteen. Toinen parannus videoneuvotteluihin on se, että se tuo ymmärryksen tunteen hajanaisilla työntekijöillä, jotka etenevät tai työskentelevät eri kaupungeissa. Joskus tarvitset vain kasvotusten kohtaamista.

Mutta videoneuvotteluihin liittyy myös sen haasteita. Oletko koskaan osallistunut soittimeen, joka oli niin huonosti järjestetty tai oli niin monta teknologiaa, että se tuntui ajanhukasta? Useimmat ihmiset luultavasti ovat. Siksi on tärkeää tehdä kaikki mitä voit välttää seuraavat videoneuvottelujen painajaiset, olitpa isäntä tai osallistuja.

Taustamelu. Videoneuvotteluiden suuri etu on se, että voit työskennellä mistä tahansa, jopa kotisi. Muista kuitenkin, että tavoitteesi on silti mahdollisimman ammattimaista. Tämä tarkoittaa sitä, että sinun on poistettava kaikki ulkomaiset äänet, kuten koiran haukkuvat ja lasten huudot. Sulje rauhallinen huone ilman häiriötekijöitä. Jos tiedät, että sinulla on tärkeä puhelu, lähetä lapset mummiin ja sulje koirat toiseen huoneeseen.

Muuttumaton häiriötekijä. Älä ole 'henkilö', joka unohtaa itsensä, kun puhuu toisten kanssa huoneeseen, vastaa toiseen puheluun tai huokaisee, että hän on tilannut kupin kahvia. Jos haluat poistua puhelusta, mykistä itsesi riippumatta syystä.

Nollautuneet keskustelut. Toisaalta, älä unohda itsesi, kun on sinun vuorosi puhua. Kuka tietää kuinka monta lukematonta minuuttia ja tuntia on menetetty elämäämme onnettomuuden myötäilemisen ansiosta!

Spotty-yhteys. Ei ole mitään ärsyttävää, kuin käynnistettiin videopuhelu. Et vain kaipaa osan kokouksista, mutta tuhlaat aikaa ja energiaa, joka yrittää päästä takaisin. Varmista, että sinulla on kiinteä internet-yhteys mistä tahansa työstä, ja osaa käynnistää sen uudelleen, jos se menee ulos. Lisäksi sinulla on varmuuskopiolähde, mikäli mahdollista; Esimerkiksi jos sinulla on sovellus videokonferenssiohjelmalle, asenna se älypuhelimeen ja osaa käyttää sitä tarvittaessa.

Staattinen tai häiriö. Ei ole hienoa, kun joku kaipaa jokaista muuta sanaa, jota sanoit (tai päinvastoin). Joskus tekniikka on vain peto ja ei ole mitään keinoa estää sitä. Mutta yksi tapa vähentää staattisen tai häiriön todennäköisyyttä on kaikkien osanottajien mykistää puhelimet, elleivät he puhu.

Tuntematon kaiutin. Kun linjaa on useita ihmisiä, voi olla vaikea muistaa, kuka on kuka. Vaikka käyttämäsi ohjelma tunnistaa sinut, ilmoittakaa nimesi ja osastosi ennen kuin sanoit mitään tärkeää. Tämä auttaa niitä, joita et tunne hyvin, saada suuntautuneita ennen kuin sanot sana.

Echo keskus. Joskus videopuhelussa on ymmärrettävää kaiku. Jos näin tapahtuu, yritä rajoittaa sitä tiettyyn henkilöön tai pyytää kaikkia uudelleenvalintaan. Jos tämä ei ratkaise ongelmaa, valmistaudu toiseen silta tai linja, johon ihmiset voivat liittyä.

Näiden videoneuvottelujen painajaisten lisäksi näet muutamia vinkkejä parhaisiin käytäntöihin, kun valmistaudut videopuheluun:

Jos järjestät kokouksen, varmista, että se on todella tarpeen. Lähes me kaikki olemme ripustaneet puhelun ja ajattelemme: "No, se olisi voitu toteuttaa sähköpostilla!" Auta osallistujia pysymään tehtävissä selkeällä ja yksityiskohtaisella asialistalla. Muista jättää lopuksi aikaa kysymyksiin.

Olkaa mukavampia videokonferenssiteknologian kanssa ennen kokouksen alkua. Älä odota, kunnes viisi minuuttia ennen puhelun alkamista yrittää kirjautua ensimmäistä kertaa. Jos olet kokous-isäntä, suorita testi etukäteen. Pyydä työntekijää liittymään harjoittelukokoukseen, jotta voit saada roskakorin näytön jakamisen pääsyn, mykistää ja poistaa osallistujia ja paljon muuta.

Käytä paljon valaistusta. Ei ole väliä missä olet kokouksessa, toimistossa, kotona jne., Varmista, että valaistus on riittävä, jotta muut voivat nähdä kasvosi. Älä anna itsesi olla taustavalaistu tai kasvosi voi näyttää tummalta. Sen sijaan varmista, että valo tulee etukäteen tai sivulta.

Varmista, että tausta ei häiritse. Ei ole kovin ammattimaista, että sinulla on kasa pyykkiä tai lapsesi leluja hajallaan takanasi. Sen sijaan mene yksinkertaiseen ja selkeään. Pukeudu asianmukaisesti. Olet edelleen ammattilainen, joten jos se on äänikokous, kiinnitä huomiota hiuksiin, meikkiin ja vaatteisiin. Käytä erityisesti vaimennettuja, neutraaleja tai pastellivärejä; Ei raitoja, polka-pisteitä, rouleja tai mitään muuta, joka voi häiritä näytöllä. Pidä webbikamera silmätasolla tai hieman korkeammalla. Uudet kulmat ovat myös häiritseviä. Harkitse hankkia hyvä mikrofoni, varsinkin jos teet paljon videopuheluita. Ulkoinen USB-mikrofoni on loistava valinta. Pysy keskittymässä puheluun. Muista, että ihmiset näkevät sinut, älä yritä monitoimista videoneuvottelun aikana. Katso kameraa. Liian monet ihmiset pitävät paikallaan omalla kuvallaan, mutta se tekee sen näkyvän (kaikille muille) kuin jos katsot alaspäin. Et löydä sellaista ammattimaista ja suoraviivaista kuin haluat. Muista, että videoneuvottelut ovat aivan kuten kaikki tekniikat, sillä on monia etuja ja haasteita. Onneksi monet näistä haasteista voidaan välttää vähän tietoa, vianmääritystä ja kärsivällisyyttä. Joten valmistaudu ja sukelkaa seuraavaan online-videoneuvotteluusi helposti. Valot, kamera, toiminta!