Miten: järjestää onnistunut online-kokous

Jos käytät yritystä eri kaupungeista ja mahdollisesti maista, ymmärrät verkkokokouksen ja web-konferenssisovellusten tarpeen. Ohjelmat, kuten Tenveo-kokous ja Infinite Conferencing ovat mullistaneet kokouksia suuryrityksille ja organisaatioille. Yhdysvaltain postilaitoksen USPS: llä on monia maaseudun, poissaoloja. Nämä postitoimistot käyttävät samanlaisia ohjelmia koulutus- ja joukkokohteisiin. Nämä ohjelmat ovat hyvin yksinkertaisia luoda, järjestää ja järjestää kokous.

Näihin kokouksiin liittyvä ongelma on sama ongelma jokaisesta kokouksesta: Miten saat ihmiset osallistumaan kokoukseen ja miten pidät yleisösi kiinnostuneita ja kiinnostuneita koko kokouksen ajan?

Osallistujien kutsuminen

Monet näistä verkkokokousohjelmista tarjoavat sähköpostikutsun ominaisuuksia, joiden avulla voit kutsua ihmisiä, joihin haluat liittyä kokoukseen. Monet tietävät, kuinka lähettää massamainoksia, ja sähköpostin ohjelmien edistämisessä ja integroinnissa näihin neuvottelutyökaluihin voit kutsua ihmisiä vain muutamalla napsautuksella. Korosta, leikkaa ja liitä kokouksen URL-osoite sähköpostin kehoon, kun lähetät kutsut. Nämä ohjelmat vievät osallistujan välittömästi virtuaaliseen kokoushuoneeseen, joten kaikkien osallistujien on tehtävä klikkaamalla linkkiä sähköpostissa.

Verkkokokous, jossa on useita tietokoneitaWeb-pohjainen ja Java-yhteensopiva, on helppo käyttää näitä ohjelmia. Jokainen ohjelmisto kysyy joitain perustietoja, kuten ajan ja päivämäärän, jonka haluat kokouksesi, ja sitten luodaan kokouksen URL-osoite. Sitten voit leikata ja liittää kokouksen linkin sähköpostiin tai muuhun sähköiseen viestiin osallistujille.

Kun ihmiset napsauttavat linkkiä, java-pohjainen ikkuna avautuu muutamalla kontrollilla, kuten mikrofoni, näppäimistö, kynä, tekstilaatikot ja korostuskynät. Järjestäjä, joka on luonut kokouksen, pystyy hallitsemaan näitä sovelluksia kokousvieraille. Yleensä esitystapaa käytetään yhdessä kokousohjelmiston kanssa, joten osallistujilla on opas seurata, mitä kokouksessa on jaettu.

Harjoittele paljon

Tyttö, joka harjoittaa hänen online-kokoustaan saattaa näyttää typerältä, mutta harjoitella mitä haluat sanoa on hyvä idea. Se tekee kokouksesi sujuvammin ja antaa sinulle mahdollisuuden poistaa mahdolliset virheet esityksestänne. Tavoitteenasi on, että yleisösi kuuntelee sinua aktiivisesti ja ei passiivisesti. Esityksesi on koko joukko tietoja, joita ei ole koko kokous. Verkkokokouksen avulla voit menettää ne, jos et tee mitään muuta kuin lukemalla tarkasti mitä ruudulla on. Harjoittele mitä haluat sanoa ja käytä esitystä ääriviivoina, ei koko kokousta.

Ajoittakaa huolellisesti, vähemmän on enemmän

Yrityksesi toimii yrityksen nopeudella. Mitä kauemmin pidät työntekijöitän kokouksessa, he ovat vähemmän kiinnostuneita heistä. Pidä kokous lyhyt, makea ja jos sinulla on aikataulu, pidä aikataulusta kiinni. Yritä jättää esityksiä esille mahdollisuuksien mukaan. Se auttaa sinua tekemään kokouksesi mielenkiintoinen ensimmäisestä sekunnista viimeiseen.

Jos pidit tämän artikkelin ja haluaisit oppia lisää järjestämisestä kunnollisiin online-kokouksiin, suosittelemme myös lukemaan Tenveon artikkelin online-kokousvihjeistä.