Konferenssin järjestäminen? Tässä on muutamia vinkkejä nousemaan haasteeseen
Jun 08, 2017
Tutkimuskonferenssin järjestäminen voi olla varsin haaste. Jotkut saattavat jopa neuvoa teitä olemaan tekemättä. Mutta se on myös hämmästyttävä tilaisuus ja palkitseva kokemus.
Menestyksekkään tapahtuman tekeminen ei tarvitse olla ylämäkeä taistelu. Sinun on vain muistettava kolme kultaista sääntöä: suunnitelkaa eteenpäin, ympäröi itsesi hienolla joukkueella ja tiedät miksi teet sen!
Seuraavassa on muutamia vinkkejä, jotka auttavat sinua tässä seikkailussa.
1. Suunnittelun laiminlyöminen epäonnistuu
Älä kiirehdi logistiikasta. Ennen kuin aloitat majoituspaikan varaamisen ja kutsuvat ateriapalvelijoita, sinun on jonkin aikaa valmistauduttava konferenssiin.
Tämä säästää paljon stressiä ja estää viime hetken yllätyksiä.
Kuvittele, mitä haluat konferenssiltasi näyttävän. Kuka osallistuu? Millaista tapahtumaa se on? Minkälaista kokemusta haluatte tarjota edustajille?
Sitten päästä erityispiirteisiin. Kuinka monta osallistujaa tulee olemaan? Kuinka monta palautetta saat? Kuinka monta päivää se kestää?
Jos voit, ota yhteyttä aiempiin järjestäjiin kerätä tietoja edellisiltä vuosilta. Se auttaa sinua asettamaan realistisen budjetin.
Ja muistakaa, että on mahdotonta ennakoida jokaista pienintä asiaa. On aina joitain asioita, joita et ole odottanut, ja se on okei. Suunnittele vain tästä.
2. Numerossa on vahvuus
Ohjelmasta logistiikkaan, rahoitukseen ja markkinointiin konferenssin järjestäminen sisältää useita näkökohtia, jotka kaikki edellyttävät asiantuntemusta. Hyödynnä hyvää tiimiä, joka auttaa sinua tekemään eri tehtäviä tehokkaammin ilman, että heidät ylikuormitetaan. Sen avulla voit myös keskittyä tärkeimpiin tavoitteisiin: hyvään sisältöön, hyviin puhujiin ja osallistuneisiin osallistujiin.
Valitse tiimi huolellisesti. Etsi innostuneita, järjestäytyneitä ja ajautuneita tiimityöntekijöitä, sillä järjestäjäkomitealla ei pitäisi olla liikaa jäseniä, jotta päätöksenteon ja koordinaation pitäminen on helppoa. Jonathan Khanin mukaan kolme on hyvä numero. Kaikki riippuu konferenssin koosta ja kuinka paljon aikaa sinulla on kädet.
Opi lähettämään. Voit jakaa komiteoita useille vastuualueille: logistiikka (paikka, majoitus, A / V, catering, kuljetus), tekninen ohjelma, keynote puhujat, rahoitus ja sponsorit, rekisteröinti, markkinointi (viestintä, PR, verkkosivusto, sosiaalinen media ...). Keskeisten järjestäjien lisäksi voit ilmoittautua vapaaehtoisille auttamaan sinua konferenssin päivänä tai pienillä tehtävillä. Opiskelijat näkevät sen usein hyvänä tilaisuutena ja onnellisina.
Jos sinulla on talousarvio, harkitse PCO: n tai konferenssitoimiston vuokraamista. Koska akateeminen, tapahtumien hallinta ei välttämättä ole vahva. Nämä ammattilaiset ovat asiantuntijoita akateemisten konferenssien järjestämisessä. He tarjoavat arvokkainta apua erityisesti logistiikan puolella asioita.
3. Tartu tekniikkaan
On niin monia tapoja, joilla voit hyödyntää teknologian voimaa.
Käytä ensin abstraktia hallintajärjestelmää keräämään, vertaisarvioimaan ja hyväksymään lähetyksiä sekä hallitsemaan ohjelmaa. Kyllä, olemme puolueellisia, mutta emme voi tarpeeksi korostaa, kuinka paljon aikaa se säästää!
Konferenssin aikana varmista, että kaikissa huoneissa on riittävä A / V-laite ja että se toimii! Ja muistakaa, tämä on 21. vuosisata! Lähes jokainen kantaa kannettavaa tietokonetta, älypuhelinta tai tablet-tietokonetta ja haluaa käyttää internetiä. Wifi voi olla tärkeä aihe konferensseissa. Varmista, että tarkista etukäteen paikka, että he tarjoavat wifi tarpeeksi kaistanleveyttä.
Voit myös käyttää mobiilisovelluksia entisestään valtuutettujen kokemusten lisäämiseksi. Siellä on monia sovelluksia, jotka auttavat osallistujien verkkoa, navigoida konferenssissa, luoda omat aikataulut jne.
4. Valitse kaiuttimet huolellisesti
Oikean puhujan löytäminen on ratkaisevan tärkeää, mutta voi olla hankalaa. Hyvä keynote puhuja houkuttelee edustajia ja asettaa sävyn tutkimustesi konferenssille.
Mieti, millaisia kaiuttimia ja esityksiä haluat. Tavoitteena monimuotoisuus. Kutsu molempia tunnettuja tutkijoita ja nuoria tutkijoita ja yritä saada hyvä sukupuolijakauma.
Varmista, että sinulla on suunnitelma B, jos kaiuttimet peruutetaan!
5. Pidä ne lähetettyinä
Sinun täytyy suunnitella tehokas viestintäsuunnitelma. Tee strategia, millaista sisältöä aiot jakaa, milloin ja kenelle. Julkaise verkkosivustollasi haastatteluja, blogiviestejä, kuvia, ohjelmia, puhujailmoituksia ... päivitä sisältöäsi säännöllisesti jännitystä lisäämällä.
Pidä yhteyttä valtuutettuihin ja kaiuttimiin. Voit käyttää työkaluja, kuten Mailchimp, lähettää lähettimiäsi massamainoksia. Varmista, että he saavat kaikki tarvittavat tiedot ja ohjeet konferenssista: paikan osoite, päivämäärät, ohjeet, yhteystiedot, neuvoja ...
Hyvä viestintä on myös tärkeää konferenssin aikana. Lisää merkkejä osoittamaan osallistujat esittelytiloihin, rekisteritilaan, lounasalueisiin tai WC: hen. Tee joitain ilmoituksia päivällä ilmoittaaksesi edustajille tapahtuman avaamisesta ja anna vapaaehtoisia ja henkilökunnan jäseniä vastaamaan kysymyksiin ja ohjaamaan valtuutettuja. Ja älä unohda sanoa kiitos! Lähetä sähköpostia edustajille ja kirjallinen huomautus puhujille, valiokunnan jäsenille ja vapaaehtoisille kiittääkseni heitä heidän panoksestaan.
6. Verkostoitumisen helpottaminen Verkottuminen on yksi syy siihen, miksi tutkijat osallistuvat konferenssiinne. Sinun tehtäväsi on auttaa heitä kohtaamaan mielenkiintoisia ihmisiä. Millä tavalla? Ensinnäkin varmista, että annat tarpeeksi aikaa verkottumismahdollisuuksiin ja keskusteluihin. Älä kaada ohjelmaa esityksiin - rakenna runsaasti katkoksia ja kahvia, jotta edustajat voivat hengittää ja keskustella. Ja valitse sopiva kokoonpano "sosiaalisille" huoneille: on sohvia ja tuoleja ihmisten istua ja keskustella. Järjestä sosiaalisia tapahtumia, kuten juhlia, cocktaileja ja illallisia. Sinun kannattaa myös harkita joidenkin kokeilujen käyttämistä osallistumisen edistämiseksi, kuten "epäonnistumisten" organisointi ja hyödyntämällä viileitä mobiilisovelluksia verkottumisen edistämiseksi. Johtopäätös Akateemisen konferenssin järjestämiseen liittyy monia tehtäviä, joista suurin osa ei ole mitään tekemistä akateemisen maailman kanssa. Sinun täytyy olla järjestäytynyttä pysymään kaikkien kanssa. Jos järjestät konferenssin ensimmäistä kertaa, hanki joitakin neuvoja aikaisemmilta järjestäjiltä tai ammattilaisilta. Niin kauan kuin onnistut saamaan ankkoja riviin ja pitämään vinkkumme mielessäsi, olet menossa onnistuneeseen tapahtumaan!
Katso lisää osoitteesta: http: //www.tenveo-video-conference.com/
Jos haluat videoneuvottelukameran ja suuntaamaton mikrofonin, voit ottaa yhteyttä Tenveon myyntipäällikkö Racheliin, hän antaa sinulle ratkaisuja ja alennuksia.
Puh: 8613657740706
WhatsApp: 008613657740706
Sähköposti: sales01@tenveo.com
SKYPE: Rachel Liang
QQ: 451810239
WeChat: 13657740706
