9 vinkkejä tehokkaisiin online-kokouksiin

Äskettäin kirjoitimme suositun artikkelin siitä, miten tehokkaita kokouksia pidetään. Jotkut ihmiset huomauttivat, että verkkokokoukset edellyttävät erityisiä taitoja, ja voi olla vaikeaa noudattaa samoja neuvoja, joita annimme henkilökohtaisissa kokouksissa. Niin monet kotona työskentelevät ihmiset tuntuivat hyvältä käsittelemältä tällaisilta kokouksilta. Koska työskentelen pääasiassa kotona, hyvä osuus kokouksistani tehdään videoneuvotteluilla ja näytön jakamisella. Kun olet tehnyt tämän useita vuosia, tässä on muutamia parhaita vinkkejä, joita voisin tarjota ihmisille, jotka alkavat tehdä verkkokokouksia.

1. Pysy keskittyneenä

On helppoa saada häiritä tai yrittää monitoimista, kun olet verkkokokouksessa. Älä tee tätä. Varsinkin jos olet videossa, pysy keskittyessä kokoukseen ja älä anna koirasi tai lapsesi tulla toimistoon tai näkyä kamerassa. Jos olet fyysisesti kokouksessa, läsnäolosi antaa sinulle joitain "pisteitä" tarkkaavaisuuteen, vaikka olisitkin kävelemässä tai katselemassa ikkunaa. Verkkokokouksessa jopa pieni määrä häiritsevyyttä voi näyttää siltä, että et ole lainkaan kiinnittänyt huomiota.

Olen tehnyt videokonferensseja, joissa yksi henkilö pysyi keskeytyksettä tai häiritsevänä muiden puhelinten jne. Kanssa. Videokonferenssissa se on 10 kertaa epäammattimaisempi kuin henkilökohtaisesti.

2. Hanki tekniikka oikein

Oletetaan, että tekniikka tulee olemaan ongelma ja anna itsellesi useita vaihtoehtoja ja tarpeeksi aikaa saada kaikki oikein. Seuraavassa on joitain asioita, joita kannattaa harkita:

Käynnistä tietokone uudelleen ajoissa. Jos sinun on ajoittain käynnistettävä tietokone uudelleen, jotta se ei lakkaisi, tee tämä ennen kokousta. Et halua pakottaa kaikkia odottamaan, kun käynnistät koneesi uudelleen.

Liitä 10-15 minuuttia aikaisin. Jos on ongelmia, haluat varmistaa, että tiedät niistä aika ajoin. Tämä pätee erityisesti silloin, kun käytät verkko-konferenssijärjestelmää, jota olet perehtynyt. Voi olla pieni oppimiskäyrä ja saattaa olla joitain työkaluja, jotka on ladattava ja asennettava.

Käytä vaihtoehtoisia yhteystietoja. Monet web-neuvotteluratkaisut mahdollistavat äänen käytön tietokoneessa tai puhelimessa. Varmista, että sinulla on tarvittavat tiedot, jotta voit muodostaa yhteyden molempiin suuntiin. Jos yhteysongelmat tekevät videokuvasta hieman jerkkiä, se ei ole iso juttu, mutta jos ihmiset eivät ymmärrä, mitä sanot, et voi osallistua.

Varmista, että internetyhteytesi ei ole kyllästynyt. Älä yritä tehdä videokonferenssia, kun joku muu yrittää ladata koko tietolevyn. Useimmissa paikoissa latausnopeus on pullonkaula, mutta se toimii molemmilla tavoilla. Ääni on erityisen herkkä yhteydenopeudelle, joten jos sinulla on ongelmia, yritä käyttää puhelinta puheliittymään niin, että kuulet ja kuulu kuuluvasti mahdollisimman hyvin.

Varmuuskopioyhteys, johon voit helposti vaihtaa. Jos teet paljon videokonferensseja kotoa, on todennäköisesti sen arvoista olla varmuuskopio internetyhteys. Monissa paikoissa voit saada DSL-linjan 15 - 30 dollaria kuukaudessa. On kuitenkin hyödyllistä vain, jos osaat siirtyä siihen nopeasti, jos jokin menee alas.

Sammuta muut ohjelmat. Älä yritä tehdä videokonferenssia, kun videonmuokkausohjelma tai joukko valtavia Photoshop-tiedostoja on auki. Sulje ohjelmat, joita et tarvitse. Tämä vähentää tietokoneesi mahdollisuuksia kaatumiseen ja kasvattaa videokonferenssin käytettävissä olevia resursseja.

Käytä UPS-laitetta. Et halua koputtaa verkkoyhteyttä, jos virta katkaisee ja palaa. Varmista, että koko viestintäketju on kytketty akun varmuuskopiointiin. Jos tietokoneesi on akkuvarmistuksessa, mutta kaapelimodeemi ei ole, sinulla on vielä heikko yhteys, jos virta sammuu.

3. Seuraa sähköpostiviestin yhteenvetoa

Todellisessa kokouksessa osa arvokkaista osista tapahtuu kokouksen päättymisen jälkeen. Ihmiset puhuvat siitä, mitä he aikovat tehdä, selventävät sitoumuksia jne. Yritä luoda tämä uudelleen, jos voit. Lähettämällä sähköpostiviestin yhteenveto siitä, mitä päätöksiä tehtiin ja kuka on sitoutunut siihen, mikä auttaa varmistamaan, että väärinkäsityksiä ei ole ja miten luotava tietue, jota kaikki voivat käyttää.

4. Keskustele kohteliaasti

Kuten Brian huomauttaa, väittely voi olla hyvä tapaamisten hyväksi, mutta et voi väittää samalla tavoin videokonferenssissa, koska voit itse käydä ääneen. Sinun pitäisi vielä väittää. Kuten sanottu, kokouksen tärkein osa on erimielisyyksien ja ideoiden välittäminen. Silti sinun on oltava erityisen varovainen kohteliaasti, koska olet epäedullisessa asemassa, kun kyseessä on sanaton viestintä. Kehosi kieli ja asento eivät aio välittää videokameran kautta, koska he tekevät itseään, joten tapa, jolla sanot asiat, tulee paljon tärkeämmäksi.

Seuraavassa on joitain tapoja puolustaa kohteliaasti:

Ilmoita toisen henkilön asema empatiaa. Tämä auttaa osoittamaan, että ymmärrät, mitä he sanoivat. Lisäämällä lauseita kuten "Näen, miksi mielestänne tämä on tärkeää" ja "Näen arvon tässä XYZ-näkökulmasta." Näyttää, että ymmärrät jonkun asemaa ja asemansa merkitys on erittäin arvokas tapa saada heidät ymmärtämään Koska se pitää heidät puolustuksina.

Pidä keskittyminen kysymykseen - ei ihmisiä. Ole varovainen tekemästä mitään, mikä näyttäisi henkilökohtaiselta hyökkäykseltä.

Odota, että ilmoitat sijaintisi. Älä aloita puhua puolivalmistetulla idealla. Ei ole kohtuutonta kirjoittaa muutamia sanoja, jotka kuvaavat väitettäsi ennen kuin aloitat keskustelun. Muista, että olet epäverbaarisessa viestinnässä haittapuolena, joten suullisen viestinnän on oltava kristallinkirkasta ja vakuuttavaa.

Osoita vihamielisyyttä, vaikka se on vähäinen. Sanomalla sellaisia asioita, "Tiedän, että tunnet voimakkaasti tämän ja arvostan intohimoasi" voi auttaa pitämään asiat keskittyen ideoihin ja auttamaan hajottamaan yksilöiden välistä vihamielisyyttä.

Suunnitella etukäteen. Jos tiedät jonkin keskustelun olevan todennäköistä kiistanalaiseksi, suunnitelkaa eteenpäin. Jos tiedät, että Joe saattaa vihastua ajatuksestasi, mutta Susan tukee sitä, keskustele Susanin kanssa ajoissa. Ehkä molemmat voivat esittää osia sijainnistasi, joten Joe ei keskity yhdelle henkilölle. Ehkä Susan voi esittää idean, koska hänellä on paremmat työsuhteet Joeen kanssa ja tulee olemaan samassa huoneessa hänen kanssaan, joten hän ei ole epäverbaarisessa viestinnässä haittapuolena.

Seuraa ihmisiä puhelimessa. Pikapuhelun muutaman ihmisen kokouksen jälkeen voi olla arvokasta auttaa varmistamaan, ettei ole kovia tunteita. Tämä voi auttaa jäljittämään joitain vuorovaikutusta, joka tapahtuu, kun henkilön tapaaminen tapahtuu, kun ihmiset palaavat takaisin työpisteisiin.

5. Valmistaudu

Varmista, että kaikki on valmisteltu ennen kokousta. Videoneuvotteluilla on taipumus suurentaa valmistautumisesi puutetta, joten varmista, että sinulla on dokumentteja tai tiedostoja, joihin voit helposti saada niitä ilman, että tarvitset katsomista. Todellisessa elämässä, joka nojautuu katsomaan salkkasi, ei ehkä ole iso juttu, mutta jos katoat näytöstä saadaksesi jotain, se voi näyttää sinusta, ettet ole tehnyt prep-työtäsi. Suurin osa ajasta, et halua katoaa näytöltä, jos voit auttaa sitä.

6. Katso kamerasta

Paras videoneuvottelujärjestelmät antavat katsella ihmisiä katsellen suoraan kameraan. Tee parhaasi kohdistaa videokamerasi tähän mielessä. Jos katsot vasemmalle muiden ihmisten kuvasta ja videokamera on oikealla, näyttää siltä, että olet vain katselemassa sivulle. Jos et näe molempia, on yleensä hyvä tarkastella kameraasi, jotta kaikki toisella päähän ottavat silmäkosketuksen. Jos näytössä näkyy kuvan esikatselu, yritä sijoittaa kamera ja ikkuna niin, että näyttää siltä, että katsot silmiäsi.

7. Puhdas, häiriötön tausta

Ole hyvin tietoinen siitä, mikä on taustalla takana tai pöydälläsi edessäsi. Yritä pitää toimistosi mahdollisimman puhtaana ja häiritsemättä. Ole varovainen siitä, että ihmiset kulkevat takanasi. Se voi olla häiritsevää, näyttää epäammattiselta, ja ne voivat päätyä tekemään jotain kiusallista. Uutisohjelmat haluavat näyttää kaikkien heidän analyytikoilleen kovaa työssä niiden takana heidän tietokoneissaan. Tuoreet talousuutiset lähettivät työntekijän katsomassa uimapuku-kuvia valokuvastaan taustalla. Ihannetapauksessa haluat, että työpöytäsi sijoitetaan niin, että ihmiset eivät voi kävellä takanasi. Jos työskentelet kotona, et halua, että yksi lapsestasi juoksee taustalla.

8. Käytä hyvä kamera

Vaikka kannettavan tietokoneen sisäänrakennettu kamera voi toimia, sinulla on luultavasti parempi laatu ulkoisella kameralla. Käytän DV-videokameraa koukussa tietokoneeseeni firewire-levyllä ja se tuottaa erittäin mukavia tuloksia. Se voi hyödyttää sinua jonkin aikaa ymmärtämään, miten valkotasapaino toimii kamerassa. Olen tehnyt verkkokokouksia ihmisten kanssa, jotka näyttävät käyttäneensä vain 10 tuntia solariumissa, koska niiden kamera tekee ihon sävyistä kirkkaaksi. Vaikka se ei ole iso juttu, sitä ammattimaisempi voit katsoa, sitä paremmin. Toinen ominaisuus, jota pidän kamerastamme, on kauko-ohjaimen zoomaus. Tämä helpottaa minua kuvaamaan kameraa ilman, että tarvitsee päästä kameraan tai jättää kuvan.

Varmista, että sinulla on riittävästi valoa. Jos kamerassa on sisäänrakennettu valo, kokeile kytkeä se päälle. Varjon avaaminen tai toisen lampun avaaminen voi tehdä suuren eron siitä, kuinka hyvä kuva näyttää muille osallistujille.

9. Lopeta ajoissa

Haluat, että ihmiset tulevat ajoissa tärkeään kokoukseen. Sinun täytyy antaa heille samaa kunnioitustasoa ja loppua, kun sanot, että lopetat. Jos pidät esityslistan aikataulusta, aikataulun päättyminen ei saisi olla liian vaikeaa, ja päättyminen aikaisin on aina hyvä asia.